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行政助理文員崗位描述
一、崗位概述
行政助理文員主要負(fù)責(zé)協(xié)助行政部門處理日常辦公事務(wù)，為公司各部門提供高效的行政支持，確保公司運(yùn)營的順暢與高效。
二、崗位職責(zé)
1. 文件管理
1) 負(fù)責(zé)各類文件、資料的整理、歸檔、保管及借閱登記，確保文件的完整性和易查性。
2) 起草、撰寫和編輯各類行政文件，如通知、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等，保證文件內(nèi)容準(zhǔn)確、格式規(guī)范。
2. 財(cái)務(wù)相關(guān)事務(wù) - 公司付款處理
1) 定期收集、整理公司付款申請(qǐng)單據(jù)，仔細(xì)核對(duì)付款信息，包括收款方名稱、賬號(hào)、金額、付款事由等，確保信息準(zhǔn)確無誤。
2) 嚴(yán)格按照公司財(cái)務(wù)制度和審批流程，提交付款申請(qǐng)至相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，跟進(jìn)審批進(jìn)度，及時(shí)解決審批過程中出現(xiàn)的問題。
3) 在規(guī)定時(shí)間內(nèi)，通過公司指定的財(cái)務(wù)系統(tǒng)或支付渠道完成付款操作，并留存付款憑證，做好付款記錄臺(tái)賬，便于后續(xù)查詢與對(duì)賬。
3. 6S 檢查工作
1) 依據(jù)公司制定的 6S 標(biāo)準(zhǔn)及檢查周期，制定詳細(xì)的檢查計(jì)劃，明確每次檢查的范圍、重點(diǎn)區(qū)域和時(shí)間安排。
2) 對(duì)員工著裝進(jìn)行檢查，確保員工按照公司規(guī)定著裝，著裝整潔、得體，無違規(guī)穿戴現(xiàn)象。
3) 檢查員工工位，要求物品擺放整齊有序，文件資料分類存放，桌面無雜物堆積，辦公設(shè)備保持清潔。
4) 對(duì)辦公區(qū)域整體環(huán)境進(jìn)行檢查，包括地面清潔、門窗干凈、公共區(qū)域物品擺放整齊等，督促各部門保持良好的辦公環(huán)境。
5) 針對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的不符合項(xiàng)，詳細(xì)記錄并及時(shí)反饋給相關(guān)部門和責(zé)任人，要求限期整改，并跟進(jìn)整改情況，確保問題得到有效解決。
4. 印章與證照管理
1) 蓋章事宜
a) 受理公司內(nèi)部各部門的蓋章申請(qǐng)，仔細(xì)審核文件的內(nèi)容、格式以及蓋章的必要性和合規(guī)性。
b) 按照公司印章使用規(guī)定，在確認(rèn)申請(qǐng)無誤后，完成蓋章操作，并做好用章登記，記錄用章日期、文件名稱、用章次數(shù)、申請(qǐng)人等信息。
c) 妥善保管印章，確保印章存放安全，未經(jīng)授權(quán)嚴(yán)禁私自使用印章。
2) 證照管理與維護(hù)
a) 負(fù)責(zé)公司各類證照的保管，建立證照管理臺(tái)賬，記錄證照的名稱、編號(hào)、有效期、頒發(fā)機(jī)構(gòu)等信息。
b) 提前關(guān)注證照的有效期，在證照到期前，按照相關(guān)部門要求，準(zhǔn)備齊全所需資料，及時(shí)辦理證照的續(xù)期、變更等手續(xù)。
c) 配合政府部門的檢查、審計(jì)等工作，按要求提供相關(guān)證照資料，并確保證照的有效性和合法性。
5. 其他行政事務(wù)
1) 完成上級(jí)交辦的其他各類行政事務(wù)，積極主動(dòng)解決工作中出現(xiàn)的問題。
三、任職要求
1. 教育背景
1) 大專及以上學(xué)歷，本科優(yōu)先，行政管理、文秘等相關(guān)專業(yè)優(yōu)先。
2. 工作經(jīng)驗(yàn)
2) 有 1 - 2 年行政助理或相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)者優(yōu)先考慮。
3. 技能要求
1) 熟練使用 Office 辦公軟件，如 Word、Excel、PowerPoint 等。
2) 具備良好的文字表達(dá)能力和溝通協(xié)調(diào)能力，能夠撰寫清晰、準(zhǔn)確的行政文件。
3) 工作認(rèn)真細(xì)致，有較強(qiáng)的責(zé)任心和服務(wù)意識(shí)，具備良好的團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神。
4) 對(duì)財(cái)務(wù)付款流程和行政事務(wù)管理有一定的了解，熟悉印章與證照管理的相關(guān)法規(guī)和操作流程。